O pré-estado datado acompanha cada venda de unidade em condomínio desde a lei ALUR. Este documento, cujo nome não aparece em nenhum texto legislativo, designa o conjunto das informações financeiras e jurídicas que o vendedor deve transmitir ao comprador antes da assinatura do compromisso. Seu conteúdo é regulamentado pelo artigo L.721-2 do Código de Construção e Habitação.
Baixar um modelo em branco no formato Word não apresenta dificuldade técnica. Preencher este formulário de maneira aceitável para um notário, por outro lado, pressupõe dominar seções cujo escopo se ampliou nos últimos anos.
Diagnóstico técnico global e classe energética: as seções que os modelos clássicos esquecem
A maioria dos modelos Word divulgados online se concentra no aspecto financeiro do pré-estado datado (despesas correntes, fundo de obras, inadimplências). Esta abordagem cobria a essência do documento há alguns anos. Ela não é mais suficiente.
O diagnóstico técnico global (DTG), quando votado e realizado pelo condomínio, faz parte dos elementos a serem comunicados ao comprador. Um modelo em branco que não prevê uma seção dedicada ao DTG expõe o vendedor a um dossiê incompleto, sem que ele perceba antes do retorno do notário.
A classe energética da unidade constitui outro ponto cego. As restrições locativas relacionadas aos limites de desempenho energético (proibição progressiva de locação das unidades mais consumidoras de energia) tornam essa informação pertinente para o comprador. Um formulário pré estado datado em branco word que integra esses campos recentes reduz o risco de idas e vindas com o cartório notarial.
Um modelo que se limita às três partes do formulário do Conselho Superior do Notariado (informações financeiras, condomínio, unidade vendida) não está errado. Ele é simplesmente insuficiente diante das expectativas atuais dos notários, que agora verificam a presença de documentos complementares antes de validar o dossiê.
Documentos comprobatórios a serem anexados ao pré-estado datado: o que o notário verifica
O formulário Word, por mais completo que seja, não se sustenta por si só. O notário espera documentos que corroborem os dados declarados pelo vendedor.
- As atas das assembleias gerais dos últimos três anos, que documentam as obras votadas, os chamados de fundos excepcionais e eventuais processos judiciais em andamento.
- A ficha sintética do condomínio, documento distinto do pré-estado datado, que o síndico deve manter atualizado e que resume os dados financeiros e técnicos do edifício.
- O caderno de manutenção do edifício, que registra as obras realizadas e os contratos de manutenção em vigor.
- O DTG ou, na falta deste, o diagnóstico de desempenho energético coletivo quando existir.
A ausência de um único desses documentos pode levar a um adiamento da assinatura do compromisso. O vendedor que preenche um modelo Word sem reunir esses documentos previamente corre o risco de descobrir uma falta no último momento.
Onde recuperar esses documentos sem passar pelo síndico profissional
O registro de condomínios, acessível online, permite verificar a matrícula do condomínio e obter alguns dados públicos. As atas de AG são normalmente enviadas a cada condômino após cada assembleia.
No caso de síndico voluntário, o condômino-vendedor muitas vezes possui os arquivos. A dificuldade reside menos no acesso aos documentos do que na capacidade de extrair os números corretos (frações, distribuição das despesas, saldo do fundo de obras) e reportá-los sem erro de cálculo.
Pré-estado datado no formato Word: limites concretos do preenchimento manual
O formato Word oferece uma flexibilidade de edição apreciável. Permite adicionar linhas, modificar o layout, personalizar o documento para o condomínio. Essa flexibilidade também é sua fraqueza.
Nenhum controle automático verifica a coerência entre os valores inseridos. Se o total das despesas correntes da unidade não corresponder ao orçamento previsto ajustado às frações, o notário solicitará uma correção. O vendedor terá que refazer seus cálculos, encontrar os documentos fontes e enviar uma versão corrigida.
Os erros mais frequentes recaem sobre três pontos:
- O pró-rata das despesas entre vendedor e comprador, cujo cálculo depende da data da venda e da data de exigibilidade dos chamados de fundos.
- O montante das inadimplências do vendedor, que às vezes inclui provisões para obras votadas mas ainda não cobradas, uma distinção que os modelos em branco nem sempre explicam.
- A ventilação entre despesas gerais e despesas especiais, que se baseia nas chaves de distribuição definidas no regulamento do condomínio.
Uma planilha ou uma ferramenta dedicada pode tornar esses cálculos mais confiáveis. O Word bruto não faz isso. A economia financeira em relação a um serviço pago deve ser ponderada com o tempo gasto e o risco de rejeição.
Aceitabilidade do dossiê pelo notário: os critérios que fazem a diferença
O notário não tem obrigação de validar um pré-estado datado incompleto. Na prática, cada cartório aplica seu próprio nível de exigência. Alguns aceitam um formulário simplificado acompanhado dos documentos comprobatórios. Outros exigem um documento estruturado de acordo com o modelo do Conselho Superior do Notariado, seção por seção.
Nenhum modelo Word garante por si só a aceitação pelo notário. O que importa é a combinação entre um formulário corretamente preenchido, documentos comprobatórios completos e uma coerência verificável entre os dados declarados e os documentos fornecidos.
Os retornos de campo divergem nesse ponto: alguns vendedores relatam dossiês aceitos com uma simples tabela Excel acompanhada das atas de AG, enquanto outros são solicitados a apresentar um documento conforme ao formato do Conselho Superior do Notariado. Verificar as expectativas do cartório notarial responsável pela venda antes de finalizar o documento continua sendo a precaução mais eficaz.
A escolha do modelo Word importa menos do que a rigorosidade aplicada aos dados que se inscrevem nele. Um formulário em branco recente, que prevê campos para o DTG, a classe energética e o saldo individualizado do fundo de obras, coloca o vendedor em melhores condições do que um modelo antigo limitado apenas às despesas correntes. A verdadeira questão, antes de preencher qualquer coisa, continua sendo reunir a totalidade dos documentos comprobatórios e verificar cada valor na fonte.