El preestado datado acompaña cada venta de lote en propiedad horizontal desde la ley ALUR. Este documento, cuyo nombre no figura en ningún texto legislativo, designa la totalidad de la información financiera y jurídica que el vendedor debe transmitir al comprador antes de la firma del compromiso. Su contenido está enmarcado por el artículo L.721-2 del Código de la construcción y de la vivienda.
Descargar un modelo en blanco en formato Word no presenta dificultad técnica. Sin embargo, completar este formulario de manera aceptable para un notario supone dominar secciones cuyo alcance se ha ampliado en los últimos años.
Diagnóstico técnico global y clase energética: las secciones que los modelos clásicos olvidan
La mayoría de los modelos de Word difundidos en línea se centran en el aspecto financiero del preestado datado (cargas corrientes, fondo de obras, impagos). Este enfoque cubría la esencia del documento hace algunos años. Ya no es suficiente.
El diagnóstico técnico global (DTG), cuando ha sido votado y realizado por la comunidad de propietarios, forma parte de los elementos a comunicar al comprador. Un modelo en blanco que no prevea una sección dedicada al DTG expone al vendedor a un expediente incompleto, sin que este lo perciba antes del regreso del notario.
La clase energética del lote constituye otro punto ciego. Las restricciones de alquiler relacionadas con los umbrales de rendimiento energético (prohibición progresiva de alquiler de las viviendas más consumidoras de energía) hacen que esta información sea relevante para el comprador. Un formulario preestado datado en blanco Word que integre estos campos recientes reduce el riesgo de idas y venidas con el estudio notarial.
Un modelo que se limita a las tres partes del formulario del Consejo Superior del Notariado (información financiera, propiedad horizontal, lote vendido) no es incorrecto. Simplemente es insuficiente ante las expectativas actuales de los notarios, que ahora verifican la presencia de documentos complementarios antes de validar el expediente.
Documentos justificativos a adjuntar al preestado datado: lo que el notario controla
El formulario Word, por completo que sea, no se basta a sí mismo. El notario espera documentos que corroboren los datos declarados por el vendedor.
- Las actas de las asambleas generales de los tres últimos años, que documentan las obras votadas, las llamadas de fondos excepcionales y los posibles procedimientos judiciales en curso.
- La ficha sintética de la comunidad de propietarios, documento distinto del preestado datado, que el administrador debe mantener actualizado y que resume los datos financieros y técnicos del edificio.
- El libro de mantenimiento del edificio, que detalla las obras realizadas y los contratos de mantenimiento vigentes.
- El DTG o, en su defecto, el diagnóstico de rendimiento energético colectivo cuando exista.
La ausencia de uno solo de estos documentos puede llevar a un aplazamiento de la firma del compromiso. El vendedor que completa un modelo Word sin reunir estos documentos previamente corre el riesgo de descubrir una falta en el último momento.
Dónde recuperar estos documentos sin pasar por el administrador profesional
El registro de propiedades horizontales, accesible en línea, permite verificar la inscripción de la comunidad de propietarios y obtener ciertos datos públicos. Las actas de las asambleas generales se envían normalmente a cada propietario después de cada reunión.
En caso de administrador voluntario, el propietario-vendedor a menudo posee los archivos. La dificultad radica menos en el acceso a los documentos que en la capacidad de extraer las cifras correctas (tantièmes, distribución de cargas, saldo del fondo de obras) y reportarlas sin errores de cálculo.
Preestado datado en formato Word: límites concretos del llenado manual
El formato Word ofrece una flexibilidad de edición apreciable. Permite añadir líneas, modificar el diseño, personalizar el documento para la comunidad de propietarios. Esta flexibilidad también es su debilidad.
Ningun control automático verifica la coherencia entre los montos ingresados. Si el total de las cargas corrientes del lote no corresponde al presupuesto proyectado ajustado a los tantièmes, el notario solicitará una corrección. El vendedor deberá rehacer sus cálculos, encontrar los documentos fuente y enviar una versión corregida.
Los errores más frecuentes se centran en tres puntos:
- El prorrateo de las cargas entre vendedor y comprador, cuyo cálculo depende de la fecha de la venta y de la fecha de exigibilidad de las llamadas de fondos.
- El monto de los impagos del vendedor, que a veces incluye provisiones sobre obras votadas pero aún no llamadas, una distinción que los modelos en blanco no siempre explican.
- La ventilación entre cargas generales y cargas especiales, que se basa en las claves de distribución definidas en el reglamento de propiedad horizontal.
Una hoja de cálculo o una herramienta dedicada puede fiabilizar estos cálculos. El Word en bruto no lo hace. El ahorro financiero en comparación con un servicio de pago debe sopesarse con el tiempo invertido y el riesgo de rechazo.
Aceptabilidad del expediente por el notario: los criterios que marcan la diferencia
El notario no tiene la obligación de validar un preestado datado incompleto. En la práctica, cada estudio aplica su propio nivel de exigencia. Algunos aceptan un formulario simplificado acompañado de los documentos justificativos. Otros exigen un documento estructurado según el modelo del Consejo Superior del Notariado, sección por sección.
Ningún modelo Word garantiza por sí solo la aceptación por parte del notario. Lo que cuenta es la combinación entre un formulario correctamente completado, documentos justificativos completos y una coherencia verificable entre los datos declarados y los documentos proporcionados.
Los retornos del terreno divergen en este punto: algunos vendedores informan de expedientes aceptados con una simple tabla de Excel acompañada de las actas de las asambleas generales, mientras que otros se ven obligados a presentar un documento conforme al formato del Consejo Superior del Notariado. Verificar las expectativas del estudio notarial encargado de la venta antes de finalizar el documento sigue siendo la precaución más eficaz.
La elección del modelo Word importa menos que la rigurosidad aportada a los datos que se inscriben. Un formulario en blanco reciente, que prevea campos para el DTG, la clase energética y el saldo individualizado del fondo de obras, coloca al vendedor en mejores condiciones que un modelo antiguo limitado a las únicas cargas corrientes. La verdadera pregunta, antes de llenar cualquier cosa, sigue siendo reunir la totalidad de los documentos justificativos y verificar cada monto en la fuente.