De pré-datumstaat vergezelt elke verkoop van een appartementsdeel sinds de ALUR-wet. Dit document, waarvan de naam in geen enkel wettelijk tekst voorkomt, verwijst naar alle financiële en juridische informatie die de verkoper aan de koper moet overdragen vóór de ondertekening van de compromis. De inhoud ervan wordt geregeld door artikel L.721-2 van de Bouw- en Wooncode.
Een leeg model downloaden in Word-formaat is technisch gezien geen probleem. Het invullen van dit formulier op een manier die acceptabel is voor een notaris vereist echter een beheersing van rubrieken waarvan de reikwijdte de afgelopen jaren is uitgebreid.
Algemene technische diagnose en energieklasse: de rubrieken die de klassieke modellen vergeten
De meeste online verspreide Word-modellen richten zich op het financiële aspect van de pré-datumstaat (lopende kosten, fonds voor werkzaamheden, achterstallige betalingen). Deze aanpak dekte enkele jaren geleden het merendeel van het document. Het is niet meer voldoende.
De algemene technische diagnose (ATD), wanneer deze is goedgekeurd en uitgevoerd door de vereniging van mede-eigenaars, maakt deel uit van de elementen die aan de koper moeten worden meegedeeld. Een leeg model dat geen rubriek voor de ATD voorziet, stelt de verkoper bloot aan een incompleet dossier, zonder dat hij dit opmerkt vóór de terugkeer van de notaris.
De energieklasse van het appartement vormt een ander blinde vlek. De huurbeperkingen die verband houden met de drempels voor energieprestaties (geleidelijke verbod op het verhuren van de meest energie-intensie woningen) maken deze informatie relevant voor de koper. Een lege pré-datumstaat Word-formulier dat deze recente velden integreert, verkleint het risico op heen-en-weer communicatie met het notariskantoor.
Een model dat zich beperkt tot de drie delen van het formulier van de Hoge Raad van Notarissen (financiële informatie, mede-eigendom, verkocht appartement) is niet fout. Het is gewoon onvoldoende gezien de huidige verwachtingen van notarissen, die nu de aanwezigheid van aanvullende documenten controleren voordat ze het dossier goedkeuren.
Bewijsstukken bij de pré-datumstaat: wat de notaris controleert
Het Word-formulier, hoe compleet het ook is, is niet op zichzelf voldoende. De notaris verwacht bewijsstukken die de door de verkoper opgegeven gegevens bevestigen.
- De notulen van de algemene vergaderingen van de afgelopen drie jaar, die de goedgekeurde werkzaamheden, uitzonderlijke bijdragen en eventuele lopende juridische procedures documenteren.
- De synthese van de mede-eigendom, een document dat apart van de pré-datumstaat moet worden bijgehouden door de syndicus en dat de financiële en technische gegevens van het gebouw samenvat.
- Het onderhoudsboek van het gebouw, dat de uitgevoerde werkzaamheden en de lopende onderhoudscontracten bijhoudt.
- De ATD of, bij gebrek daaraan, de collectieve energieprestatie diagnose wanneer deze bestaat.
Het ontbreken van zelfs maar één van deze stukken kan leiden tot uitstel van de ondertekening van de compromis. De verkoper die een Word-model invult zonder deze documenten vooraf te verzamelen, loopt het risico om op het laatste moment een tekort te ontdekken.
Waar deze documenten te verkrijgen zonder de professionele syndicus
Het register van mede-eigendommen, toegankelijk online, maakt het mogelijk om de registratie van de mede-eigendom te controleren en bepaalde openbare gegevens te verkrijgen. De notulen van de algemene vergaderingen worden normaal gesproken naar elke mede-eigenaar gestuurd na elke vergadering.
In het geval van een vrijwillige syndicus heeft de verkoper vaak zelf de archieven. De moeilijkheid ligt dan minder in de toegang tot de documenten dan in het vermogen om de juiste cijfers te extraheren (tantièmes, verdeling van de kosten, saldo van het werkfonds) en deze zonder rekenfouten te rapporteren.
Pré-datumstaat in Word-formaat: concrete beperkingen van handmatige invulling
Het Word-formaat biedt een aangename flexibiliteit bij het bewerken. Het maakt het mogelijk om regels toe te voegen, de lay-out te wijzigen en het document aan te passen aan de mede-eigendom. Deze flexibiliteit is ook zijn zwakte.
Er is geen automatische controle die de consistentie tussen de ingevoerde bedragen verifieert. Als het totaal van de lopende kosten van het appartement niet overeenkomt met de begroting die is teruggebracht naar de tantièmes, zal de notaris om een correctie vragen. De verkoper moet zijn berekeningen opnieuw doen, de brondocumenten terugvinden en een gecorrigeerde versie indienen.
De meest voorkomende fouten hebben betrekking op drie punten:
- De pro rata van de kosten tussen verkoper en koper, waarvan de berekening afhankelijk is van de datum van de verkoop en de datum van de vereiste bijdragen.
- Het bedrag van de achterstallige betalingen van de verkoper, dat soms voorzieningen voor goedgekeurde maar nog niet opgevraagde werkzaamheden omvat, een onderscheid dat de lege modellen niet altijd uitleggen.
- De verdeling tussen algemene kosten en speciale kosten, die is gebaseerd op de verdelingssleutels die in het mede-eigendomsreglement zijn gedefinieerd.
Een spreadsheet of een speciaal hulpmiddel kan deze berekeningen betrouwbaarder maken. Het ruwe Word doet dat niet. De financiële winst ten opzichte van een betaalde dienst moet worden afgewogen tegen de tijd die wordt besteed en het risico op afwijzing.
Acceptatie van het dossier door de notaris: de criteria die het verschil maken
De notaris is niet verplicht om een onvolledige pré-datumstaat goed te keuren. In de praktijk past elk kantoor zijn eigen niveau van eisen toe. Sommige accepteren een vereenvoudigd formulier vergezeld van bewijsstukken. Anderen eisen een document dat is gestructureerd volgens het model van de Hoge Raad van Notarissen, rubriek voor rubriek.
Geen enkel Word-model garandeert op zichzelf de acceptatie door de notaris. Wat telt, is de combinatie van een correct ingevuld formulier, volledige bewijsstukken en een verifieerbare consistentie tussen de opgegeven gegevens en de geleverde documenten.
De ervaringen op het terrein verschillen op dit punt: sommige verkopers melden dat dossiers zijn geaccepteerd met een eenvoudig Excel-tabel vergezeld van de notulen van de algemene vergaderingen, terwijl anderen worden gevraagd om een document dat voldoet aan het formaat van de Hoge Raad van Notarissen. Het is de meest effectieve voorzorgsmaatregel om de verwachtingen van het notariskantoor dat verantwoordelijk is voor de verkoop te controleren voordat het document wordt afgerond.
De keuze van het Word-model is minder belangrijk dan de nauwkeurigheid van de gegevens die erin worden ingevuld. Een recent leeg formulier, dat velden voor de ATD, de energieklasse en het geïndividualiseerde saldo van het werkfonds voorziet, plaatst de verkoper in een betere positie dan een oud model dat zich beperkt tot alleen de lopende kosten. De echte vraag, voordat je iets invult, blijft om alle bewijsstukken te verzamelen en elk bedrag bij de bron te verifiëren.