Der vorläufige Zustand begleitet jeden Verkauf von Eigentumswohnungen seit dem ALUR-Gesetz. Dieses Dokument, dessen Name in keinem Gesetzestext auftaucht, bezeichnet alle finanziellen und rechtlichen Informationen, die der Verkäufer dem Käufer vor der Unterzeichnung des Vorvertrags übermitteln muss. Der Inhalt wird durch Artikel L.721-2 des Bau- und Wohnungsrechts geregelt.
Ein leeres Modell im Word-Format herunterzuladen, stellt keine technischen Schwierigkeiten dar. Das Ausfüllen dieses Formulars in einer für einen Notar akzeptablen Weise setzt jedoch voraus, dass man die Rubriken beherrscht, deren Umfang sich in den letzten Jahren erweitert hat.
Gesamttechnische Diagnose und Energieklasse: die Rubriken, die die klassischen Modelle vergessen
Die meisten online verbreiteten Word-Modelle konzentrieren sich auf den finanziellen Aspekt des vorläufigen Zustands (laufende Kosten, Instandhaltungsfonds, Rückstände). Dieser Ansatz deckte vor einigen Jahren den Großteil des Dokuments ab. Er reicht nicht mehr aus.
Die gesamttechnische Diagnose (DTG), wenn sie von der Eigentümergemeinschaft beschlossen und durchgeführt wurde, gehört zu den Informationen, die dem Käufer mitgeteilt werden müssen. Ein leeres Modell, das keine Rubrik für die DTG vorsieht, setzt den Verkäufer einem unvollständigen Dossier aus, ohne dass dieser es vor der Rückmeldung des Notars bemerkt.
Die Energieklasse der Einheit stellt einen weiteren blinden Fleck dar. Die mietrechtlichen Einschränkungen in Bezug auf die energetischen Leistungsgrenzen (schrittweises Verbot der Vermietung der energieintensivsten Wohnungen) machen diese Information für den Käufer relevant. Ein leeres Formular für den vorläufigen Zustand im Word-Format, das diese neuen Felder integriert, verringert das Risiko von Nachfragen beim Notariat.
Ein Modell, das sich auf die drei Teile des Formulars des Obersten Notariats (finanzielle Informationen, Eigentümergemeinschaft, verkaufte Einheit) beschränkt, ist nicht falsch. Es ist einfach unzureichend angesichts der aktuellen Erwartungen der Notare, die nun die Anwesenheit ergänzender Unterlagen überprüfen, bevor sie das Dossier validieren.
Nachweise, die dem vorläufigen Zustand beizufügen sind: was der Notar kontrolliert
Das Word-Formular, so vollständig es auch sein mag, genügt nicht allein. Der Notar erwartet Nachweise, die die vom Verkäufer angegebenen Daten bestätigen.
- Die Protokolle der Eigentümerversammlungen der letzten drei Jahre, die die beschlossenen Arbeiten, die außerordentlichen Beitragsforderungen und eventuelle laufende Gerichtsverfahren dokumentieren.
- Das synthetische Blatt der Eigentümergemeinschaft, ein vom vorläufigen Zustand getrenntes Dokument, das der Verwalter aktuell halten muss und das die finanziellen und technischen Daten des Gebäudes zusammenfasst.
- Das Wartungsheft des Gebäudes, das die durchgeführten Arbeiten und die aktuellen Wartungsverträge auflistet.
- Die DTG oder, falls nicht vorhanden, die kollektive energetische Leistungsdiagnose, sofern sie existiert.
Das Fehlen eines einzigen dieser Dokumente kann zu einer Verschiebung der Unterzeichnung des Vorvertrags führen. Der Verkäufer, der ein Word-Modell ausfüllt, ohne diese Dokumente im Voraus zu sammeln, läuft Gefahr, einen Mangel im letzten Moment zu entdecken.
Wo man diese Dokumente ohne den professionellen Verwalter erhalten kann
Das Register der Eigentümergemeinschaften, das online zugänglich ist, ermöglicht die Überprüfung der Registrierung der Eigentümergemeinschaft und den Erhalt bestimmter öffentlicher Daten. Die Protokolle der Versammlungen werden normalerweise nach jeder Versammlung an jeden Eigentümer gesendet.
Im Falle eines ehrenamtlichen Verwalters hat der verkaufende Eigentümer oft selbst die Archive. Die Schwierigkeit liegt dann weniger im Zugang zu den Dokumenten als in der Fähigkeit, die richtigen Zahlen zu extrahieren (Anteile, Verteilung der Kosten, Saldo des Instandhaltungsfonds) und diese fehlerfrei zu übertragen.
Vorläufiger Zustand im Word-Format: konkrete Grenzen der manuellen Ausfüllung
Das Word-Format bietet eine geschätzte Flexibilität bei der Bearbeitung. Es ermöglicht das Hinzufügen von Zeilen, das Ändern des Layouts und die Anpassung des Dokuments an die Eigentümergemeinschaft. Diese Flexibilität ist auch seine Schwäche.
Es gibt keine automatische Kontrolle, die die Konsistenz der eingegebenen Beträge überprüft. Wenn die Gesamtsumme der laufenden Kosten der Einheit nicht mit dem Budget übereinstimmt, das auf die Anteile umgelegt wird, wird der Notar eine Korrektur verlangen. Der Verkäufer muss seine Berechnungen erneut durchführen, die Quelldokumente finden und eine korrigierte Version zurücksenden.
Die häufigsten Fehler betreffen drei Punkte:
- Den Pro-rata der Kosten zwischen Verkäufer und Käufer, dessen Berechnung von dem Datum des Verkaufs und dem Fälligkeitsdatum der Beitragsforderungen abhängt.
- Den Betrag der Rückstände des Verkäufers, der manchmal Rücklagen für beschlossene, aber noch nicht geforderte Arbeiten umfasst, eine Unterscheidung, die die leeren Modelle nicht immer erklären.
- Die Aufteilung zwischen allgemeinen Kosten und speziellen Kosten, die auf den im Teilungserlass definierten Verteilungsschlüsseln basiert.
Ein Tabellenkalkulationsprogramm oder ein spezielles Tool kann diese Berechnungen verlässlicher machen. Das rohe Word-Dokument tut dies nicht. Der finanzielle Gewinn im Vergleich zu einem kostenpflichtigen Dienst muss gegen die aufgewendete Zeit und das Risiko einer Ablehnung abgewogen werden.
Akzeptanz des Dossiers durch den Notar: die Kriterien, die den Unterschied ausmachen
Der Notar ist nicht verpflichtet, einen unvollständigen vorläufigen Zustand zu validieren. In der Praxis wendet jedes Notariat sein eigenes Anforderungsniveau an. Einige akzeptieren ein vereinfachtes Formular, das von den Nachweisen begleitet wird. Andere verlangen ein Dokument, das gemäß dem Modell des Obersten Notariats strukturiert ist, rubrikweise.
Kein Word-Modell garantiert allein die Akzeptanz durch den Notar. Entscheidend ist die Kombination aus einem korrekt ausgefüllten Formular, vollständigen Nachweisen und einer überprüfbaren Konsistenz zwischen den angegebenen Daten und den bereitgestellten Dokumenten.
Die Rückmeldungen aus der Praxis variieren in diesem Punkt: Einige Verkäufer berichten von akzeptierten Dossiers mit einem einfachen Excel-Dokument, das von den Protokollen der Versammlungen begleitet wird, während andere aufgefordert werden, ein Dokument im Format des Obersten Notariats vorzulegen. Die Erwartungen des Notariats, das für den Verkauf zuständig ist, vor der endgültigen Fertigstellung des Dokuments zu überprüfen, bleibt die effektivste Vorsichtsmaßnahme.
Die Wahl des Word-Modells ist weniger wichtig als die Sorgfalt, die den Daten, die man dort einträgt, gewidmet wird. Ein aktuelles leeres Formular, das Felder für die DTG, die Energieklasse und den individualisierten Saldo des Instandhaltungsfonds vorsieht, versetzt den Verkäufer in eine bessere Position als ein altes Modell, das sich nur auf die laufenden Kosten beschränkt. Die eigentliche Frage, bevor man irgendetwas ausfüllt, bleibt, alle Nachweise zu sammeln und jeden Betrag an der Quelle zu überprüfen.